LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?
Các bước thực hiện cụ thể
Xác định những điều ưu tiên muốn làm bằng cách lập ma trận thời gian. Có hai cách lập ma trận để xác định các công việc ưu tiên bằng cách dựa vào hai cặp tiêu chuẩn “Thích làm – Bắt buộc làm” hoặc “Quan trọng – Khẩn”.
Bạn chia tờ giấy thành bảng gồm 4 ô nhỏ (bảng 2x2). Trong mỗi chiều dọc – ngang, bạn lần lượt để các cặp tiêu chuẩn:
Sinh viên: cặp tiêu chuẩn “Thích làm – Bắt buộc làm” phù hợp hơn.
Lãnh đạo/ người đã đi làm: cặp tiêu chuẩn “Quan trọng – Khẩn” phù hợp hơn.
(xem thêm ví dụ bên dưới)
Xác định những điều ưu tiên muốn làm bằng cách lập ma trận thời gian. Có hai cách lập ma trận để xác định các công việc ưu tiên bằng cách dựa vào hai cặp tiêu chuẩn “Thích làm – Bắt buộc làm” hoặc “Quan trọng – Khẩn”.
Bạn chia tờ giấy thành bảng gồm 4 ô nhỏ (bảng 2x2). Trong mỗi chiều dọc – ngang, bạn lần lượt để các cặp tiêu chuẩn:
Sinh viên: cặp tiêu chuẩn “Thích làm – Bắt buộc làm” phù hợp hơn.
Lãnh đạo/ người đã đi làm: cặp tiêu chuẩn “Quan trọng – Khẩn” phù hợp hơn.
(xem thêm ví dụ bên dưới)
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng đồng thời cả hai cặp tiêu chuẩn cho đến khi mình thành thạo và sau đó đưa ra quyết định cặp tiêu chuẩn nào phù hợp hơn với mình. Bạn nên tạo danh sách theo tháng, theo tuần và theo ngày. Ba danh sách này giúp bạn có những tầm nhìn khác nhau:
Danh sách việc làm trong tháng và tuần: Bạn có thể thấy trước thời gian nào có thể rảnh cả ngày trong tháng/ trong tuần để chủ động dành cho công việc đột xuất (một cách tương đối). Danh sách việc làm trong ngày: Bạn dễ theo dõi để thực hiện nhiều công việc không sai sót và quan trọng là nó sẽ giúp bạn có cảm giác tự tin vào bản thân hơn vì mình đã thực hiện được nhiều việc trong 24 giờ. |
Lưu ý rằng:
Tuỳ thời điểm, có những công việc lúc đầu bạn phân loại “Không khẩn – Quan trọng”, nhưng sau đó cũng có thể trở thành “Khẩn – Quan trọng”. Đặc biệt, trong các mối quan hệ xã hội, bạn có thể thay đổi phân loại theo thời gian, và bạn nên nhớ kỹ rằng những phân loại này hết sức nhạy cảm, có thể làm mất lòng bạn bè nếu chẳng may danh sách của bạn bị một người không hiểu rõ về bạn tình cờ đọc được. Bạn nên lưu trữ các tờ giấy này lại (nhớ ghi chú ngày tháng). Sau một thời gian mỗi 1– 3 tháng, bạn hãy nhìn lại các tờ giấy này để nhận thấy sự trưởng thành rõ rệt của mình cũng đáng để bạn tự hào. |
Từ 1 (hoặc 2) bảng trên, bạn lập ra Danh sách “Phải làm – Nên làm – Có thể làm”.